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Optiscope, un co-développement réussi avec l’Hôpital Privé Jean Mermoz

Depuis la publication de l’instruction gouvernementale du 4 juillet 2016 concernant les pratiques en hygiène, la gestion des parcs matériel en endoscopie s’est complexifiée. L’Hôpital Privé Jean Mermoz a donc souhaité développer un outil numérique pour aider son personnel. Ce qui devait juste être un service rendu s’est transformé en véritable aventure humaine.

Un service dans le besoin

L’histoire commence à la fin de l’année 2018 avec une discussion entre le Dr. Lefort, hépato-gastro-entérologue à l’Hôpital Privé Jean Mermoz, et son fils étudiant en école d’ingénieurs Thomas Lefort. Le service d’endoscopie possède un parc matériel conséquent qu’il gère avec des tableurs Excel et des fiches papiers. Elle lui demande s’il serait possible de tout regrouper au même endroit, dans un logiciel respectant les réglementations en vigueur. C’est ainsi que commença le développement d’Optiscope.

L’endoscopie, un enjeu stratégique et financier

Pour comprendre l’importance du besoin exprimé par l’Hôpital Privé Jean Mermoz, il est intéressant de savoir que le service d’endoscopie est la première source de revenu dans beaucoup d’établissements privés français. Plus de 2 millions d’endoscopies digestives sont réalisés en France chaque année pour un coût de 300 millions d’euros auprès de la Sécurité Sociale. Ce marché ne cesse de croître grâce au développement des endoscopies interventionnelles, jugées moins intrusives que les actes chirurgicaux.

Il est donc primordial pour les hôpitaux que ce service fonctionne efficacement, et cela passe par un investissement dans les outils numériques.

Une application conçue avec les utilisateurs

Afin de bien comprendre le besoin du service d’endoscopie, Thomas est allé au bloc d’endoscopie pour observer le quotidien des infirmiers, des médecins et de l’ensemble des acteurs concernés (ingénieur biomédical, médecin hygiéniste, directeurs). Il a pu discuter avec eux et capturer leurs processus métier. Ils ont défini ensemble les fonctionnalités principales d’Optiscope. Des maquettes à la version finale en passant par les versions démos, les futurs utilisateurs ont pu participer à l’ensemble du développement et ainsi codévelopper une application au cœur du métier.

Cette belle collaboration avec les équipes médicales a abouti à une première version d’Optiscope durant l’été 2019. Elle a été déployée à l’Hôpital Privé Jean Mermoz à partir de décembre 2019 pour une période d’essai de 6 mois.

Optiscope permet de gérer la planification des contrôles microbiologiques et l’ensemble de la traçabilité tout en respectant l’instruction du 4 juillet 2016. Ces informations sont regroupées en un seul endroit et sont accessibles rapidement par tous les acteurs concernés. Les utilisateurs actuels soulignent le gain de temps apporté et la tranquillité d’esprit par rapport à la conformité à la réglementation.

Il répond parfaitement au besoin du service et continue de s’améliorer de jour en jour avec l’ajout de nouvelles fonctionnalités. La dernière mise à jour ajoute des indicateurs statistiques (ex : nombre de maintenances par famille, pourcentage de prélèvements conformes, etc…) pour aider au pilotage du service.

Une réussite qui donne envie

La direction et le service d’endoscopie ont été conquis par Optiscope. Ils ont décidé d’installer définitivement le logiciel en juin 2020. Cette preuve de confiance en pleine crise sanitaire a donné des ailes à Nucleo Software, la startup derrière Optiscope. Plusieurs établissements se sont montrés intéressés par ce succès et envisagent d’installer ce logiciel pour soulager leurs équipes médicales après cette année éprouvante.